Mail może kosztować Cię więcej, niż myślisz.

Męczy Cię szukanie maili?
Masz kilka deadlinów naraz?
Wiesz, że gdzieś coś było, ale nie pamiętasz gdzie?

To jest moment, w którym zaczyna się chaos.

Jak to wygląda w praktyce

W wielu firmach „zarządzanie sprawą” wygląda tak:

Mail przychodzi.
Ktoś go czyta.
Zostawia „na później”.
Załącznik trafia do folderu.
Termin ktoś wpisuje do kalendarza. Albo nie wpisuje.

Na początku działa.

Do momentu, aż liczba spraw rośnie.

Moment, w którym wszystko się sypie

Potem przychodzi wiadomość od klienta:

„Czy coś się dzieje w naszej sprawie?”

Zaczyna się przeszukiwanie skrzynki.
Sprawdzanie wątków.
Porównywanie wersji dokumentów.
Pytanie po biurze: „Kto to prowadzi?”

Gdzie leży problem

To nie jest problem organizacji pracy.

To jest brak systemu.

Im więcej spraw, tym większy bałagan.
Im większy bałagan, tym większe ryzyko reputacyjne i finansowe.

Najdroższe w firmie nie są godziny pracowników.
Najdroższe są błędy operacyjne i czas tracony na administrację.

Jak mogłoby to wyglądać

Teraz wyobraź sobie inny scenariusz.

Mail przychodzi i:

90% odpowiedzi generuje się automatycznie na bazie dynamicznych szablonów.
Sprawa trafia do właściwej kategorii.
Termin automatycznie pojawia się w kalendarzu.
Załączniki zapisują się w odpowiednim miejscu.
Status przypisuje się jednym kliknięciem.
Widzisz kto i ile czasu pracuje nad tematem.

Ty tylko weryfikujesz i zatwierdzasz.

Każda sprawa ma hierarchię pilności.
Każdy partner widzi status bez pytania „kto to ma?”.

Ten sam zespół.
Mniej chaosu.
Większa kontrola.
Więcej spraw obsłużonych bez zwiększania zatrudnienia.

Wniosek

Jeśli w Twojej kancelarii wszystko zaczyna się i kończy na mailu - właśnie tam tracisz najwięcej. 

Dobra automatyzacja to mniej nerwów.
Pełna kontrola nad terminami i sprawami.
System, który działa nawet wtedy, gdy ktoś jest na urlopie.